Yapay zekâ ile randevu otomasyonu nasıl planlanır?

Önce randevunun tanımını netleştirin

Bir müşterinin görüşmek istediğini söylemesi, takvimde kesin bir randevu oluştuğu anlamına gelmez. Görüşmenin yeri, süresi, temsilcisi ve saat dilimi belirlenmelidir. Telefon görüşmesi, çevrim içi sunum ve ofis ziyareti için farklı takvimler gerekebilir. Bu kararları asistanın tahminine bırakmak yerine iş kurallarına dönüştürün.

Örnek akış: proje talebinden ofis görüşmesine

Bir kişi web formunda belirli bir projeyle ilgilendiğini belirtir. Uygun iletişim koşulları sağlandığında sesli asistan talebi görüşür, ihtiyacı netleştirir ve onaylanmış proje bilgisini paylaşır. Müşteri görüşmek isterse uygun zamanlar sorgulanır. Seçilen saat takvime kaydedilir, CRM etkinliği ilgili anlaşmayla ilişkilendirilir. Bu bir örnek senaryodur; canlı sonuç veya başarı oranı iddiası değildir.

Müşteriye tekrar okuyarak teyit alın

Özellikle “yarın öğleden sonra” gibi ifadeler kesin tarih ve saate çevrilmelidir. Asistanın gün, saat ve görüşme biçimini tekrar etmesi yanlış anlaşılmayı azaltır. Randevu yazma işleminin başarılı sonucu alınmadan “randevunuz oluşturuldu” denmemelidir. Kullanıcı fikrini değiştirirse iptal veya yeniden planlama adımı ayrı çalışmalıdır.

Çakışma ve servis kesintisini planlayın

İki müşteri aynı boş saati seçebilir. Görüşme sırasında gösterilen müsaitlik, kayıt anında yeniden kontrol edilmelidir. Takvim servisi yanıt vermediğinde belirsiz sonuç tekrar rezervasyon üretebilir; işlem kimliği ve sorgulama adımı gerekir. Böyle bir durumda talep temsilciye iletilmeli ve müşteriye teyit beklendiği açıkça söylenmelidir.

CRM’de hangi alanlar tutulmalı?

Kişi kimliği, ilgili proje, randevu zamanı, sorumlu, görüşme biçimi ve sonuç temel alanlardır. “Bilgi istedi”, “randevu istedi” ve “randevu kesinleşti” ayrı durumlar olmalıdır. Gereksiz konuşma ayrıntılarını tüm ekibe açmak yerine işi sürdürecek kısa bir özet kullanın. Erişim, saklama ve kayıt tercihlerini proje başında belirleyin.

Pilotun başarı ölçütleri

Tamamlanan arama sayısı tek başına yeterli değildir. Doğru tarih yakalama, takvime başarıyla yazma, çakışma oranı ve insan desteğine geçiş ölçülmelidir. Müşterinin vazgeçtiği, tarih söylemediği, yalnız bilgi istediği veya yanlış numara olduğunu belirttiği görüşmeleri de test edin. İlk pilotu sınırlı kapsamla çalıştırıp sonuçlara göre geliştirin.

Hangi altyapı seçilmeli?

Retell ve Vapi üzerinde sesli agent kurulumu, takvim ve CRM araçlarına bağlantıyla birlikte değerlendirilir. Mevcut telefon altyapısı, Türkçe konuşma deneyimi ve işletme maliyeti seçimi etkiler. Bağlantıların olması tek başına yeterli değildir; hata yanıtlarının konuşmaya nasıl yansıyacağı da tasarlanmalıdır.