Her kaynağın bir görevi olsun
Web formu, reklam kampanyası ve sesli agent aynı müşteri hakkında farklı bilgiler üretebilir. Hangi kaynağın hangi alanı güncelleyebileceğini belirleyin. Örneğin formdaki hizmet tercihi ile temsilcinin teyit ettiği ihtiyaç aynı şey değildir. Son gelen verinin tüm alanların üzerine yazması, doğru bilginin kaybolmasına yol açabilir.
Kişi ile anlaşmayı ayırın
Telefonu eşleşen kişinin zaten mevcut olması, yeni talebinin yok sayılmasını gerektirmez. Aynı kişi farklı projelerle ilgilenebilir. Önce kişi eşleştirilir; ardından iş kuralına göre mevcut anlaşma güncellenir veya yeni talep için anlaşma açılır. Eşleşmeyen veya ortak kullanılan telefonlar otomatik birleştirme yerine incelemeye bırakılabilir.
Kategori ve aşama kodlarını açıkça eşleştirin
Görünen aşama adı, entegrasyonda kullanılan teknik kimlikle aynı olmayabilir. Her satış kanalı için doğru kategori, başlangıç aşaması, zorunlu alanlar ve sorumlu belirlenmelidir. Testi yalnız tek bir örnek üzerinde yapmayın: boş alan, farklı kaynak ve farklı kategori senaryolarını da deneyin. Canlı yapı değişince eşleştirmeyi güncelleyin.
Tekrarlı webhook birden fazla iş üretmesin
Bir servis aynı olayı yeniden gönderebilir. Aynı form veya arama olayı tekrar geldiğinde ikinci bir anlaşma, görev ya da çağrı üretilmemelidir. Olay kimliği ve işlenen durum kaydı bu nedenle önemlidir. Tekrar deneme adımı başarısız işlemi tamamlamalı; tüm akışı kontrolsüz biçimde baştan başlatmamalıdır.
Hataları görünür tutun
Eksik yetki, kota sınırı, zaman aşımı ve silinmiş özel alan farklı hata türleridir. Hepsini tek bir “başarısız” durumunda toplamak çözümü zorlaştırır. Kişisel veriyi gereksiz yere loglamadan işlem kimliği, adım ve hata türünü kaydedin. Yeniden işlenecek kayıtlar için sorumlu ve takip yöntemi belirleyin.
Raporun tanımı herkes için aynı olsun
“Aranan müşteri” ile “telefonu cevaplayan müşteri” farklı göstergelerdir. Tarih filtresinin anlaşmanın açılışına mı görüşme tarihine mi dayandığını yazın. Temsilci ataması değiştiğinde geçmiş performansın nasıl raporlanacağını belirleyin. Örnek kayıtları raporla yan yana karşılaştırmak, eksik veya iki kez sayılan sonuçları ortaya çıkarır.
Teslimde hangi belgeleri isteyin?
Alan eşleştirme tablosu, akış şeması, hata listesi, test sonuçları ve erişim sorumlulukları teslim paketinde bulunmalıdır. Kullanım anahtarlarını metin içinde paylaşmak yerine uygun gizli bilgi yönetimi kullanın. Bitrix24 planı, telefon veya başka servis maliyetleri ile bakım kapsamını ayrı kalemler olarak değerlendirin.
İlk adımı birlikte atalım.
Mevcut sisteminizi ve hedefinizi anlatın; kapsamı, entegrasyonları ve teslim adımlarını birlikte belirleyelim.
Projem için teklif al →